การเก็บรักษาเอกสาร Document Retention คืออะไร? ทำไมถึงต้องให้ความสำคัญ

การเก็บรักษาเอกสาร (Document Retention)

หมายถึง นโยบายและกระบวนการในการจัดเก็บ รักษา และกำจัดเอกสารขององค์กรอย่างเป็นระบบ ครอบคลุมทั้งเอกสารกระดาษและเอกสารดิจิทัล การนำระบบการเก็บรักษาเอกสารที่เหมาะสมมาใช้ จะช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ รวมทั้งป้องกันความเสี่ยงจากการรั่วไหลของข้อมูลที่สำคัญได้

ประโยชน์ของการเก็บรักษาเอกสารที่มีประสิทธิภาพ

• การปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับ การเก็บรักษาเอกสารที่สอดคล้องกับข้อกำหนดของหน่วยงานกำกับดูแล จะช่วยป้องกันการถูกลงโทษหรือปรับ ซึ่งอาจส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อการดำเนินธุรกิจ
• การลดความเสี่ยงทางกฎหมาย
  ในกรณีที่มีข้อพิพาททางกฎหมายเกิดขึ้น จากการสูญหายหรือทำลายเอกสารโดยไม่ได้ตั้งใจ
• รักษาความลับและความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญ
• ประสิทธิภาพในการทำงาน การมีระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดีจะช่วยให้สามารถจัดการ และเข้าถึงข้อมูลสำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

องค์ประกอบสำคัญของนโยบายการเก็บรักษาเอกสาร

• ประเภทของเอกสารที่ต้องเก็บรักษา ต้องมีการระบุประเภทของเอกสารที่จำเป็นต้องเก็บรักษาอย่างชัดเจน เช่น บันทึกทางการเงิน เอกสารทางกฎหมาย และเอกสารด้านความปลอดภัย เป็นต้น
• ระยะเวลาในการเก็บรักษา กำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารให้สอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมายและความจำเป็นทางธุรกิจ
• รูปแบบในการจัดเก็บ
  ควรระบุรูปแบบของการจัดเก็บเอกสาร พร้อมทั้งระบุมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล เช่น การเข้ารหัสข้อมูล หรือการสำรองข้อมูล
• กระบวนการจัดเก็บและทำลายเอกสาร มีขั้นตอนการดำเนินงานที่ชัดเจนสำหรับการจัดเก็บและการทำลายเอกสารเมื่อหมดอายุการเก็บรักษา
• การฝึกอบรมและการสื่อสาร พนักงานทุกคนต้องได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับนโยบายการเก็บรักษาเอกสารและความสำคัญของการปฏิบัติตามนโยบาย

ตัวอย่างระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารของแต่ละประเภทองค์กร

 

สรุป

การเก็บรักษาเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพนับเป็นส่วนสำคัญในการบริหารจัดการข้อมูลและเอกสารขององค์กรในยุคดิจิทัล องค์กรจำเป็นต้องมีนโยบายการเก็บรักษาเอกสารที่ชัดเจนและครอบคลุม ตลอดจนไปถึงกระบวนการทำลาย การดำเนินการอย่างเคร่งครัดตามนโยบายดังกล่าว จะช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ป้องกันความเสี่ยงและการรั่วไหลของข้อมูลสำคัญ รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลเพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจ

ในทางกลับกัน การละเลยต่อข้อกำหนดการเก็บรักษาเอกสาร อาจนำมาซึ่งการลงโทษทางกฎหมายและความเสียหายต่อชื่อเสียงขององค์กร ดังนั้นองค์กรทุกแห่งจึงควรให้ความสำคัญกับการปฏิบัติตามนโยบายดังกล่าวอย่างเคร่งครัด

แหล่งที่มาอ้างอิง

Document Retention 101: How To Meet Document Retention Policy Requirements (Futurevault.com)

Document retention periods and best practices (Hyland.com)

What Is Document Retention And Why Is It Necessary? (Revverdocs.com)