Highlight
- จำนวนเงินถูกใช้ในการดำเนินงานจริง ไม่ใช่การคาดการณ์หรือวางแผนล่วงหน้า
- เป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพสำหรับการบริหารงบประมาณ
- นำไปวิเคราะห์และคาดการณ์ค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
ลองจินตนาการดูว่าตอนนี้คุณกำลังวางแผนจะเดินทางไปเที่ยวกับครอบครัวในช่วงวันหยุดยาว ซึ่งคุณอาจตั้งงบประมาณทั้งหมดไว้ที่ 70,000 บาท แต่ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง รวมกันแล้วอาจน้อยกว่าหรือมากกว่า 70,000 บาทก็ได้ ในบริบทของการบริหารจัดการโครงการก็เช่นเดียวกัน งบประมาณกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงมักจะไม่เท่ากัน ด้วยเหตุนี้เราจึงควรทำความเข้าใจเพื่อให้ทราบถึงความแตกต่าง การทราบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงจะทำให้เรามีข้อมูลในการมองทิศทางหรือแนวโน้มของโครงการในอนาคตได้
ภาพประกอบ:ความหมายของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง
ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง (Actual Expenditure) คืออะไร
ในบริบทของการบริหารจัดการโครงการ คำว่า “ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง” หรือ Actual Expenditure หมายถึง จำนวนเงินทั้งหมดที่ถูกใช้ในการดำเนินโครงการ ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง โดยจะนับเงินทุกบาททุกสตางค์จากค่าใช้จ่ายทั้งหมด ในขณะเดียวกันคำว่า “งบประมาณ” หรือ Budget จะมีความหมายที่แตกต่างออกไป เพราะงบประมาณเป็นเงินจำนวนหนึ่งที่เกิดจากการคาดการณ์ค่าใช้จ่ายทั้งหมด ซึ่งอาจน้อยกว่าหรือมากกว่าความเป็นจริงก็ได้ ดังนั้นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงจึงเป็นตัวเลขที่สะท้อนให้เห็นถึงจำนวนเงินที่ถูกใช้จริงอย่างชัดเจน
อย่างไรก็ตามเราต้องจำให้ขึ้นใจว่า ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงนั้นไม่ได้นับเฉพาะต้นทุนทางตรงเพียงอย่างเดียว เช่น ค่าวัสดุ ค่าแรงงาน ค่าไฟฟ้า เป็นต้น แต่จะนับรวมกับต้นทุนทางอ้อมด้วย เช่น ค่าโสหุ้ย ค่าบริหารจัดการต่าง ๆ เป็นต้น ซึ่งเป็นส่วนที่มักจะถูกมองข้ามไป แต่ในความเป็นจริงแล้วต้นทุนทางอ้อมก็มีความสำคัญในการนำมาคำนวณงบประมาณไม่แพ้กัน
ภาพประกอบ:ความสำคัญของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงและผลกระทบต่อการบริหารโครงการ
ความสำคัญของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง
- สะท้อนให้เห็นถึงภาพรวมของสถานะการเงินในขณะนั้น
การติดตามค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้ผู้จัดการโครงการเห็นภาพรวมของสถานะการเงินในขณะนั้น ซึ่งสามารถนำมาเปรียบเทียบกับงบประมาณที่ตั้งไว้ได้ และหากพบว่ามีค่าใช้จ่ายที่อยู่นอกเหนือจากการวางแผน ก็จะสามารถดำเนินการแก้ไขได้อย่างทันท่วงที
- ช่วยคาดการณ์ค่าใช้จ่ายในอนาคตได้อย่างแม่นยำมากขึ้น
ค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะสะท้อนให้เห็นถึงพฤติกรรมการใช้จ่ายขององค์กรหรือบริษัท ซึ่งสามารถนำไปวิเคราะห์และคาดการณ์ค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้ นอกจากนี้ยังสามารถปรับแผนให้เหมาะสมมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะช่วยควบคุมการเงินให้ดีกว่าเดิม และบรรลุเป้าหมายของโครงการตามแผนที่วางไว้ได้โดยไม่กระทบต่อคุณภาพและระยะเวลา
- สร้างภาพลักษณ์ให้ดูน่าเชื่อถือ
การรายงานตัวเลขค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงทั้งหมดอย่างตรงไปตรงมาและครบถ้วน แสดงให้เห็นถึงความรับผิดชอบอย่างเป็นมืออาชีพ ซึ่งทำให้ผู้ร่วมโครงการรู้สึกว่าโครงการดังกล่าวมีความน่าเชื่อถือและมั่นใจได้ว่าจะได้รับการบริหารจัดการเป็นอย่างดี
ภาพประกอบ:ความแตกต่างของงบประมาณและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง
งบประมาณ VS ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงต่างกันอย่างไร
แม้ว่างบประมาณและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงจะดูเหมือนเป็นเรื่องเดียวกัน แต่อย่างที่เราเคยอธิบายไปว่าทั้งสองอย่างมีความหมายที่แตกต่างกัน ฉะนั้นวัตถุประสงค์ก็ย่อมต่างกัน ดังนี้
- งบประมาณ เป็นแผนการเงินล่วงหน้าที่ถูกคาดการณ์ไว้ ซึ่งมีลักษณะคล้ายกับการตั้งวงเงินบัตรเครดิตตามรายได้และค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ในอนาคต
- ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง เป็นตัวเลขที่ถูกบันทึกไว้จากค่าใช้จ่ายทั้งหมด ซึ่งมีลักษณะคล้ายกับใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารที่แสดงให้เห็นถึงพฤติกรรมการใช้จ่าย ณ ช่วงเวลานั้น ๆ
สรุปภาพรวมเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง
ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง (Actual Expenditure) เป็นข้อมูลสำคัญที่มีประโยชน์กับผู้รับผิดชอบโครงการอย่างมาก เพราะจะทำให้ทราบว่าค่าใช้จ่ายที่ถูกใช้ไปนั้นน้อยกว่าหรือมากกว่างบประมาณที่ตั้งไว้ อีกทั้งยังช่วยให้เห็นภาพรวมของสถานะการเงินในขณะนั้น ตรงจุดนี้สามารถใช้ในการปรับแผนให้เหมาะสมยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถวิเคราะห์ทิศทางและแนวโน้มของโครงการในอนาคตได้อีกด้วย
อ้างอิง
[1]https://navan.com/resources/glossary/what-is-actual-expense
